Quel est mon rôle ?

La plateforme est à votre disposition dès que vous avez un sujet à craquer : avec votre équipe, entre managers ou entre équipes. S’approprier le plan stratégique, définir des priorités, renoncer pour dégager de la bande passante, accélérer les décisions, oser entreprendre, mieux coopérer, utiliser l’IA dans vos missions… Quel que soit le parcours choisi, le fil est toujours le même : on s’exprime, on priorise, on passe à l’action, on fait le bilan.

À chaque étape, chacun a un rôle à jouer pour que les idées deviennent des actions concrètes, portées et suivies. Cet article présente les différents rôles ; les chapitres suivants détaillent chaque étape avec une entrée par rôle.

Qui fait partie d’une itération ?

• L’équipe d’organisation : 3 personnes maximum, par exemple un manager et un ou deux co-organisateurs. Tous disposent des mêmes fonctionnalités et des mêmes droits sur la plateforme (paramétrage, gestion du calendrier, relances, préparation des regroupements…).
• Les participants : pas de limite, la plateforme permet de faire travailler ensemble autant de personnes que vous le souhaitez, au sein d’une équipe ou entre services et directions. À titre de repère, une équipe de 12 à 15 personnes fait tout le parcours ensemble ; au-delà (30, 50 personnes ou plus), on travaille en plusieurs groupes ou en séminaire. Les participants se connectent avec leurs identifiants habituels de l’entreprise.

Je suis participant

C’est le rôle de base, et le plus important : sans vos contributions, pas de matière pour agir. En tant que participant, je ne viens pas seulement « vider mon sac » : j’apporte la matière première qui permettra à l’équipe de décider où agir, puis je m’engage dans l’action.

Concrètement, à chaque étape :

• Je m’exprime : je dépose mes idées sous forme de post-it digitaux sur les 4 thèmes du parcours, pendant la période fixée par le manager. Je peux en déposer autant que je veux : les idées proches seront regroupées automatiquement, ce qui fera apparaître les grandes convergences.
• Je priorise : je vote pour les sous-thèmes sur lesquels il me paraît le plus utile d’agir. Prioriser, ce n’est pas encore s’engager : on choisit où agir, pas encore qui porte quoi.
• Je passe à l’action : sur les sous-thèmes priorisés par l’équipe, je propose des actions, je consulte les actions similaires déjà proposées et je me positionne comme porteur ou contributeur.
• Je fais le bilan : je mets à jour l’avancement des actions dans lesquelles je suis impliqué(e), puis j’évalue les actions menées et partage mon retour d’expérience pour que l’équipe fasse encore mieux la prochaine fois.

Pour que ça fonctionne bien :

• Je respecte les délais, en particulier lors des temps en autonomie (asynchrone), pour que le manager n’ait pas besoin de m’envoyer des rappels.
• En séance, je m’exprime sur les grandes convergences (thèmes et sous-thèmes) plutôt que de commenter chaque post-it : c’est là que se joue la prise de conscience collective.
• Je vise des actions utiles, ambitieuses et à notre main. Si une action proche existe déjà, je préfère la rejoindre ou l’enrichir plutôt que d’en créer une nouvelle.

Mon temps[C1]  : environ 2 h 45 de temps collectif pour un groupe de 15 personnes (15 min de lancement, 1 h de priorisation, 1 h de passage à l’action, 30 min de bilan) et environ 4 h 15 pour un groupe de 50 personnes. S’y ajoute mon expression individuelle, à mon rythme, pendant la période ouverte par le manager.

[C1]Totaux calculés à partir de l'annexe du support (15 min + 1 h + 1 h + 30 min ; 15 min + 1 h 30 + 1 h 30 + 1 h).

Je suis responsable ou contributeur d’une action

Lors du passage à l’action, chaque action retenue est confiée à un responsable, entouré d’un ou plusieurs contributeurs. C’est à ce moment-là que l’on s’engage.

• Le responsable fait avancer l’action jusqu’à son terme : il la découpe en tâches concrètes et accessibles, fixe les échéances, mobilise les contributeurs et met à jour l’avancement sur la plateforme. Une notification lui est envoyée lorsque l’action arrive à échéance.
• Le contributeur apporte son énergie et ses compétences en soutien du porteur. Identifiez les contributeurs dès le départ : une action réussie est une dynamique collective.

Mon temps : celui que demande la réalisation de l’action, défini avec l’équipe lors du passage à l’action, auquel s’ajoutent les mises à jour sur la plateforme et les points d’étape.

Je suis manager

En tant qu’organisateur, je suis le moteur de l’itération. Ma responsabilité principale est de veiller à ce que chacun joue le jeu : s’exprime, priorise et se porte volontaire pour des actions. Je régule si besoin, je rappelle les priorités de l’entité et du plan stratégique pour challenger les propositions, et j’encourage la prise d’initiative.

Ma posture est celle d’un soutien : j’encourage l’expression, la prise de recul et l’initiative, tout en veillant à ce que les actions répondent bien aux priorités fixées par le groupe. Si je suis facilitateur, j’embarque le manager : sa présence est essentielle au moment du passage à l’action.

Concrètement :

• Je lance l’itération : je choisis le parcours qui répond à l’objectif (un parcours orienté plan stratégique, le parcours standard ou un parcours personnalisé dont je renomme les 4 rubriques), je lui donne un nom et, si je le souhaite, une description qui précise le sujet à craquer. Puis j’invite les bonnes personnes (mon équipe, et si besoin des parties prenantes ou d’autres services). Je peux ajouter ou retirer des participants tout au long de l’étape d’expression.
• Je fixe le rythme : je combine temps asynchrones (expression individuelle) et temps synchrones (priorisation, définition des actions), en présentiel, à distance ou les deux. De l’expression à la définition des actions, une itération ne devrait pas dépasser un mois pour garder la dynamique. Je peux prolonger la date de fin d’une étape si nécessaire.
• Je suis la participation  : à tout moment, je vois combien de personnes ont contribué et je peux relancer celles qui ne l’ont pas encore fait.
• Je prépare la matière : l’IA propose des regroupements par thèmes et sous-thèmes. Je les revois et reformule, seul ou avec mes co-organisateurs avant la séance collective (conseillé pour les grands groupes), ou directement en séance avec l’équipe (possible pour les petits groupes). Les sous-thèmes doivent être les plus explicites possible : c’est sur eux que l’équipe va voter et agir.
• J’anime les temps collectifs : je fais réagir l’équipe sur les convergences, j’aide à élaguer les actions trop peu ambitieuses ou déjà en cours, à rassembler les actions proches et à répartir le portage.
• Je fais vivre les actions dans la durée : je m’assure que les actions sont mises à jour, je relance si besoin, j’organise les points d’étape et le bilan, et je rends compte au référent transformation.

Manager, et aussi participant ?

Je peux choisir d’être uniquement organisateur de l'itération, ou organisateur et participant. Dans ce second cas, j’utilise le menu « … » en haut à droite de la page pour basculer en mode participant. C’est très pratique le jour de la séance : je peux passer d’un écran à l’autre et projeter la vue participant à l’équipe. Pour garantir la liberté d’expression, un organisateur (ou manager) participant n’a pas accès au détail des réponses des autres participants (qui a répondu quoi).

Bouton « … » et option « Voir en mode participant »]

Je peux me faire accompagner d’un ou deux co-organisateurs pour animer l’itération.

Mon temps : je participe à tous les temps collectifs. En amont et entre les séances, je prévois du temps pour paramétrer l’itération, relancer pendant la période d’expression, préparer les regroupements avant la séance de priorisation (surtout pour les grands groupes) et suivre les actions jusqu’au bilan.

Je suis co-organisateur

Mon rôle est d’épauler l’organisateur et de faciliter le déroulé de l’itération. Libre à l’organisateur d’identifier les personnes les plus à même de l’appuyer dans l’animation. J’ai les mêmes droits que lui sur la plateforme ; seules les notifications e-mail envoyées aux participants sont signées par l’organisateur. Je peux, moi aussi, être participant de l’itération.

Le co-organisateur est une force de proposition. Il peut :

• seconder l’organisateur en cas d’absence ;
• prendre en main la plateforme : relances, préparation et reformulation des regroupements, affichage en séance ;
• impulser la dynamique pendant les échanges et soutenir la prise de parole ;
• s’impliquer dans le suivi des actions entre deux points d’étape.

Il peut être issu de l’équipe ou extérieur à celle-ci, selon le contexte : par exemple, un facilitateur expérimenté.

Mon temps : les temps collectifs, auxquels s’ajoute la part de préparation et de suivi que je prends en charge avec l’organisateur.

Je pilote un périmètre

Directeur, manager de managers : je peux suivre les parcours menés et les actions engagées dans mon périmètre. Cela me permet de :

• prendre connaissance des actions menées par les équipes ;
• échanger avec mes managers pour mutualiser les réalisations et capitaliser sur ce qui fonctionne ;
• identifier les sujets qui relèvent de mon niveau ou de celui de mes managers, et étudier ensemble leur mise en œuvre.

Combien de temps ça prend ?

Bonne nouvelle : la démarche a été pensée pour aller vite. Là où il fallait auparavant deux séances de 3 heures en groupes de 6 à 8 personnes, une seule séance de 2 heures suffit désormais pour 12 personnes. Voici les repères pour un cycle complet :