Je suis manager : Le suivi des actions
Votre équipe dispose maintenant d’un plan d’actions : des priorités, et des actions associées à des responsables, des contributeurs et des échéances. Place à la troisième phase du parcours : « Suivi et bilan : cranter vos avancées et vous projeter ».
En tant que manager, votre rôle est de vous assurer que les actions progressent, d’aider à lever les freins et de faire vivre la dynamique jusqu’au bilan. Deux espaces vous permettent d’assurer ce suivi :
- dans le parcours, l’étape « Notez vos actions » de la phase « Suivi et bilan » ;
- en dehors du parcours, l’onglet « Actions », accessible dans la bannière de l’application.
Dans cette page :
- Le suivi en un coup d’œil
- Dans le parcours : l’étape « Notez vos actions »
- L’onglet « Actions » pour le suivi au quotidien
- Vos bonnes pratiques de manager
- Finaliser les actions et passer au bilan
Le suivi en un coup d’œil
Le suivi alterne deux types de temps :
- le travail de chacun sur ses actions, en asynchrone ;
- des temps collectifs, en synchrone, pour faire le point ensemble.
| Moment | Ce qui se passe | Qui ? | Modalité recommandée | Durée repère |
| Réalisation des actions | Les responsables et contributeurs font avancer leurs actions, les découpent en tâches et mettent à jour leur avancement | Responsables et contributeurs | Asynchrone | Durée nécessaire, jusqu’à l’échéance |
| Points d’étape | L’équipe passe en revue les actions, lève les freins, ajuste les échéances si besoin | Manager et équipe | Synchrone, présentiel ou distanciel | Un point court et régulier, par exemple 30 min par mois |
| Notation des actions terminées | L’équipe évalue chaque action terminée | Manager et équipe | Synchrone, lors d’un point dédié | Quelques minutes par action |
| Bilan | L’équipe partage son retour d’expérience et se projette | Manager et équipe | Synchrone et asynchrone |
15 pers. : 30 min 50 pers. : 1 h |
Prévoyez des temps collectifs[C1]
Nous recommandons de prévoir des temps synchrones, en présentiel ou à distance, pour passer en revue toutes les actions.
Pensez-les aussi comme des temps de célébration des actions menées : c’est ce qui entretient l’envie d’agir.
Dans le parcours : l’étape « Notez vos actions »
Dans la phase « Suivi et bilan », l’onglet « Notez vos actions » rassemble le suivi de toutes les actions du parcours. Pour naviguer d’une action à l’autre, utilisez le fil d’Ariane affiché au-dessus du titre de l’action : Suivi et bilan, Notez vos actions, thème, sous-thème, action. Un clic sur « Suivi et bilan » vous ramène à la vue complète.
Visualiser les statistiques globales
En cliquant sur « Afficher les détails », vous accédez à un tableau de bord qui donne une vue complète et rapide du travail mené. Il présente d’abord 6 indicateurs :
- Idées exprimées : le nombre total d’idées déposées lors de la phase « Exprimez-vous » ;
- Thèmes exprimés : le nombre de thèmes auxquels se rattachent ces idées, visibles dans la boussole ;
- Sous-thèmes exprimés : le nombre de sous-thèmes associés aux idées exprimées ;
- Sous-thèmes priorisés : le nombre de sous-thèmes sélectionnés par les participants lors de la priorisation ;
- Actions portées : le nombre d’actions retenues dans le plan d’actions ;
- Participants engagés : le nombre de collaborateurs qui portent les actions, comme responsables ou contributeurs.
Trois graphiques vous permettent ensuite de visualiser en un coup d’œil :
- la répartition par statut des actions : en cours, terminées ou abandonnées ;
- les états d’esprit mis en œuvre, avec le nombre d’actions associées à chacun ;
- le besoin de support : la proportion d’actions avec ou sans besoin de support, et le détail par type de support demandé.
Le bouton « Exporter » vous permet de partager ces résultats, par exemple avec votre hiérarchie.
Statistiques globales du parcours
Suivre la liste des actions
Sous le tableau de bord, les actions sont présentées par thème et sous-thème, avec la répartition des rôles et l’avancement de chacune. Vous pouvez les filtrer selon leur statut : terminées, en cours ou abandonnées. Cliquez sur une action pour accéder à sa fiche détaillée.
Liste des actions et filtres par statut
Faire avancer une action[C3]
La fiche de l’action rassemble toutes ses informations :
- le type de parcours, le thème et le sous-thème ;
- le responsable et le ou les contributeurs ;
- l’état d’esprit et le support demandé ;
- la confidentialité de l’action ;
- la date d’échéance ;
- les tâches associées.
Seuls le manager et les co-organisateurs peuvent agir sur l’action dans le parcours, grâce à trois boutons :
- « Marquer comme terminée » lorsque le travail est achevé ;
- « Décaler l’échéance » si la date initialement choisie ne peut pas être tenue ;
- « Abandonner » si l’équipe décide de ne pas mener l’action à bien.
Fiche d’une action en cours (vue manager)
Pour terminer une action, cliquez sur « Marquer comme terminée ». Une fenêtre vous demande de confirmer la réalisation de l’action : cliquez sur « Terminer l’action ». Le statut de l’action passe alors à « Terminée ».
Confirmer la réalisation de l’action
Vous pouvez aussi modifier la confidentialité de l’action :
- publique : l’action est visible par tous les collaborateurs de l’entreprise, dans le catalogue des actions ;
- secrète : l’action reste visible uniquement par les membres de l’équipe.
Bon à savoir – Les participants au parcours ont accès à la fiche de toutes les actions, en lecture seule : ils ne voient pas les boutons de changement de statut.
Noter les actions terminées[C5]
Une fois l’action terminée, le bouton « Noter » apparaît à côté de son statut.
Action terminée, prête à être notée
En cliquant sur « Noter », deux questions vous sont posées :
- l’action a-t-elle répondu au besoin ?
- les états d’esprit attendus ont-ils été mis en œuvre pour cette action ?
Pour chacune, choisissez une réponse parmi cinq niveaux : « Pas du tout », « Faiblement », « Moyennement », « Totalement », « Au-delà de mes attentes ». Cliquez ensuite sur « Valider l’évaluation ».
Une fois l’action évaluée, les notes s’affichent à côté de son titre. Elles sont visibles par toute l’organisation si l’action est publique.
Évaluer l’action terminée
Attention : La note est attribuée au nom de toute l’équipe. Nous recommandons donc d’effectuer cette notation en équipe, lors d’un point dédié.
L’onglet « Mes actions » pour le suivi au quotidien
Indépendamment des parcours, l’onglet « Mes actions », accessible dans la bannière de l’application, vous permet :
- de suivre toutes les actions sur lesquelles vous êtes identifié(e) ;
- d’accéder au catalogue des actions publiques de toutes les équipes.
Suivre mes actions
Les actions en cours s’affichent par défaut, sous forme de liste. Pour afficher les actions terminées ou abandonnées, sélectionnez la catégorie correspondante en haut de la page.
Liste « Mes actions »
En cliquant sur « Voir le détail », vous affichez la fiche de l’action. Vous pouvez y :
- changer son statut : marquer comme terminée ou abandonner ;
- accéder au parcours dans lequel s’inscrit l’action ;
- lui associer des tâches plus précises.
Découper une action en tâches
Découper une action en tâches concrètes et accessibles aide à garder l’élan. Pour ajouter une tâche :
- décrivez-la en quelques mots ;
- désignez un responsable parmi les membres de l’action, qu’ils soient responsables ou contributeurs ;
- fixez une date d’échéance.
Ajouter une tâche
Une fois créée, la tâche est visible dans la fiche de l’action. Vous pouvez y ajouter des commentaires pour la préciser, ou modifier son statut : terminée, en cours ou abandonnée.
Pour revenir à la liste, cliquez à nouveau sur « Actions » dans la bannière, ou sur la flèche de retour à côté du titre de l’action.
Accéder au catalogue des actions
Dans l’onglet « Actions », le « Catalogue des actions » donne accès à toutes les actions publiques recensées sur la plateforme. Pour retrouver une action, vous pouvez :
- filtrer les actions selon leur statut, leur thème, leur équipe, leur date de fin ou leurs états d’esprit ;
- effectuer une recherche textuelle si vous avez un besoin plus précis.
En cliquant sur « Voir le détail », vous accédez aux informations de l’action. Vous ne pouvez pas les modifier si l’action ne vous est pas attribuée, ni voir le parcours si vous n’y participez pas.
Catalogue des actions
Un réflexe à cultiver : Le catalogue est une mine d’inspiration. Avant de lancer une action, regardez ce que d’autres équipes ont déjà fait et rapprochez-vous d’elles : vous gagnerez du temps et capitaliserez sur leur expérience.
Vos bonnes pratiques de manager
- Organisez des points d’étape réguliers : des temps courts, de préférence en synchrone, pour passer en revue les actions, identifier les freins et les besoins de support.
- Veillez aux mises à jour : invitez les responsables à tenir à jour le statut et les tâches de leurs actions. C’est ce qui donne une vision fiable de l’avancement.
- Ajustez plutôt que d’abandonner : si une échéance ne peut pas être tenue, décalez-la. Si une action n’a plus de sens, abandonnez-la de façon assumée, avec l’équipe.
- Faites remonter ce qui dépasse l’équipe : certaines actions nécessitent d’autres services, voire d’autres directions. Partagez-les avec votre hiérarchie et votre référent transformation.
- Célébrez les réussites : prenez le temps de reconnaître les actions menées et l’engagement de ceux qui les ont portées.
Finaliser les actions et passer au bilan
Lorsque toutes les actions du parcours sont terminées, ou à la date que vous avez planifiée, il est temps de lancer le bilan dans l’onglet « Partager votre expérience ». Le bilan combine temps synchrone et asynchrone : comptez 30 minutes pour une équipe de 15 personnes, une heure pour 50 personnes.
Pour en savoir plus, consultez la page « Je suis manager : le bilan ».
[C1]Proposition : la fréquence et la durée des points d'étape ne sont précisées dans aucun document. À ajuster avec le client.
[C5]À valider : qui peut noter une action terminée (manager et co-organisateurs uniquement, ou aussi le responsable) ?