Je suis manager : Exprimez-vous

« Exprimez-vous » est la première des trois phases d’un parcours Act for Impact :

1. Exprimez-vous (prendre la parole),

2. Passez à l’action (concrétiser),

3. Suivi et bilan (cranter vos avancées et vous projeter).

C’est ici que votre équipe dépose ses idées, les regroupe et choisit les sujets sur lesquels elle veut agir. À la fin de cette phase, vous disposez de vos axes prioritaires : la matière première pour passer à l’action.

Cette page s’adresse au manager et aux co-organisateurs, qui disposent des mêmes droits sur la plateforme. Pour savoir qui fait quoi, consultez la page « Quel est mon rôle ? ».

Sur cette page vous trouverez :

• Avant de démarrer : le déroulé, les bons formats, les bonnes personnes, le bon parcours
• Lancer un parcours
• Étape 1 : Formulez vos avis
• Étape 2 : Découvrez leur classement
• Étape 3 : Ajustez-le
• Étape 4 : Choisissez vos priorités
• Étape 5 : Vos axes prioritaires
• Les conseils à partager avec vos participants

Avant de démarrer

Le déroulé en un coup d’œil

La phase « Exprimez-vous » alterne deux types de temps :

• les temps asynchrones : chacun contribue de son côté, à son rythme, sur une période donnée
• les temps synchrones : tout le monde est réuni au même moment, en présentiel, à distance, ou les deux à la fois.

Voici nos recommandations pour chaque étape :

Petit groupe ou grand groupe : adaptez l’animation

• En petit groupe (une équipe, jusqu’à 15 personnes environ), vous pouvez enchaîner l’ajustement en équipe et la priorisation au cours d’un même atelier. Les regroupements sont revus en direct, tous ensemble.
• En grand groupe (plusieurs équipes, 30, 50 personnes ou plus), faites un travail d’ajustement approfondi en amont, seul ou avec vos co-organisateurs. Le jour J est ainsi consacré aux échanges sur les grandes convergences, et non au reclassement des idées une à une. Pour un grand groupe, le parcours peut aussi se mener en séminaire.

Qui participe et sur quoi ?

• En équipe : je convie mon équipe pour traiter une problématique qui nous concerne, ou simplement pour lui donner la parole sur un sujet large et identifier ce qu’il faudrait adresser pour gagner en impact.
• En transverse : sur un sujet donné, j’invite les personnes ressources dans une logique de RACI (responsables, acteurs, contributeurs, personnes à informer). Je peux associer des parties prenantes ou me coordonner avec un autre service ou une autre direction.

Quel sujet voulez-vous craquer ?

Avant de lancer le parcours, prenez le temps de formuler votre sujet. Il peut être circonscrit (un irritant précis) ou large (par exemple : comment contribuer au plan stratégique dans notre périmètre ?). Dans ce second cas, c’est l’équipe qui le précisera en priorisant.

Choisissez ensuite le parcours qui répond à votre objectif. Chaque parcours propose 4 rubriques d’expression pensées pour lui :

Lancer un parcours

Cliquez sur le bouton de création d’un parcours. La fenêtre « Lancer un parcours » s’ouvre et vous guide en 3 étapes : Détails, Planning, Participants.

1. Détails

• Format de parcours : choisissez le parcours qui répond à votre objectif (voir le tableau ci-dessus).
• Nom du parcours (80 caractères maximum) : soyez le plus précis possible. Un conseil : indiquez la date et le sujet, par exemple « 2026-10_Priorités équipe X ».
• Description (facultative) : précisez en quelques mots le sujet à craquer.
• Co-organisateur(s) : saisissez un nom puis cliquez sur « Ajouter ». L’équipe d’organisation compte 3 personnes au maximum. Nommer un co-organisateur sécurise le déroulé et vous apporte un vrai soutien pour l’animation.

2. Planning

Définissez la période pendant laquelle les participants pourront contribuer : date et heure de début, date et heure de fin. Cochez « Démarrer la prochaine étape maintenant » pour ouvrir l’expression immédiatement. Deux options s’offrent à vous :

• Tous en même temps (synchrone) : vous bloquez une plage horaire pour un temps fort collectif, partagé entre présentiel et distanciel. Par exemple, l’expression démarre juste après la réunion de lancement.
• De façon indépendante (asynchrone, recommandé) : chacun s’exprime à son rythme sur une période donnée, une semaine maximum pour une équipe. L’asynchrone libère la parole et laisse à chacun le temps de réfléchir. Si des participants souhaitent travailler à plusieurs, suggérez-leur de se coordonner.

3. Participants

• Sélectionnez une équipe : recherchez un service et cochez-le pour inviter tous ses membres.
• Sélectionnez des participants individuels : recherchez chaque personne par son nom.
• Cochez « M’inclure dans le parcours en tant que participant » si vous souhaitez vous-même proposer des idées, voter et proposer des actions.

Cliquez enfin sur « Lancer le parcours ».

Message affiché au manager non inclus comme participant

Modifier les paramètres en cours de route

Le bouton « Modifier », en haut à droite de la page du parcours, ouvre les « Paramètres du parcours ». Ils comportent deux onglets :

·       Détails ;

·       Participants : vous pouvez y ajouter ou supprimer des participants tout au long de l’étape d’expression, ou vous inclure comme participant.

Cliquez ensuite sur « Enregistrer les modifications ».

Passer de la vue manager à la vue participant

Si vous êtes aussi participant, cliquez sur « … » en haut à droite de la page, puis sur « Voir en mode participant ». Les deux vues n’affichent pas les mêmes éléments :

·       la vue manager sert à piloter : consignes, statistiques, dates et clôture des étapes ;

·       la vue participant sert à contribuer.

Les consignes et le nom de certaines étapes changent selon la vue.

Étape 1 : Formulez vos avis

Lancer la phase : un temps synchrone de 15 minutes

Réunissez les participants, en présentiel ou à distance, pour présenter la démarche. Le synchrone garantit que tout le monde a le même niveau d’information et peut poser ses questions avant de se lancer. Présentez notamment :

• le sujet choisi et la raison de ce choix ;
• ce que vous souhaitez craquer, et son lien (le cas échéant) avec le plan stratégique ;
• le calendrier ;
• l’anonymat des contributions.

Ce que vous voyez (vue manager)

Le bloc « Étapes à suivre » vous guide en 3 points :

• Encouragez l’expression : chaque participant s’exprime sans limite sur chaque rubrique, l’anonymat est garanti.
• Gérez le timing : l’étape se clôture automatiquement à la date et à l’heure définies, que vous pouvez modifier à tout moment.
• Clôturez l’étape : vous pouvez y mettre fin à tout moment.

Vue manager – Formulez vos avis

Le bloc « Détails » affiche les dates de début et de fin, modifiables, et des statistiques en temps réel :

• le nombre d’idées exprimées ;
• le nombre de participants s’étant exprimés ;
• le nombre de participants inactifs ;
• le nombre moyen d’idées par participant.

Vous pouvez relancer les participants inactifs via un boute de relance

Ce que voient les participants (vue participant)

Les participants sont guidés en 4 points :

·       Partagez une idée : on clique sur « + » dans une rubrique.

·       Notez son importance : on attribue une note de 1 à 5.

·      Lâchez-vous : on peut proposer autant d’idées que souhaité.

·       Modifiez à tout moment : un crayon apparaît au survol de chaque idée.

Dans la fenêtre de saisie, chaque idée fait 250 caractères maximum et reçoit une note d’importance, de 1 (peu significatif) à 5 (très significatif). La contribution est anonyme et partagée avec l’équipe. La règle : une idée par contribution, pour plus de clarté et d’impact.

Clôturer l’étape

L’étape se clôture automatiquement à la date de fin. Vous pouvez aussi cliquer sur « Terminer l’étape », en bas à droite, puis confirmer. Une fois l’étape clôturée, les participants ne peuvent plus ajouter d’idées.

L’IA regroupe alors les idées par thèmes et sous-thèmes. Vous recevez un e-mail vous indiquant que la synthèse est disponible, avec un lien pour la consulter.

Étape 2 : Découvrez leur classement

Le bloc « Étapes à suivre » vous guide en 3 points :

• Découvrez la boussole : cliquez sur « Voir la boussole » pour obtenir une cartographie des idées exprimées.
• Explorez les regroupements : les idées sont organisées par thème, puis par sous-thème, puis par rubrique. Pour chaque idée, vous voyez sa note d’importance, et un graphique montre la répartition des idées entre les rubriques.
• Choisissez un mode d’ajustement : cliquez sur « Ajuster les thèmes » pour passer à l’étape suivante.

Les statistiques indiquent le nombre d’idées, de thèmes et de sous-thèmes.

Vue manager - Découvrez leur classement

Côté participants : l’étape leur reste fermée (« Vous n’avez pas encore accès à cette étape »). Ils découvriront le classement une fois votre premier ajustement validé.

Vue participant avant votre ajustement

Étape 3 : Ajustez-le

L’IA fait gagner beaucoup de temps, mais ses regroupements ne sont pas infaillibles. L’ajustement se fait donc en deux temps : d’abord par vous, puis avec l’équipe.

Temps 1 : vous ajustez seul(e) ou avec vos co-organisateurs

Cliquez sur « Ajuster les thèmes ». La plateforme vous demande d’ajuster d’abord seul(e), dans la foulée, avant d’impliquer l’équipe. Cliquez sur « Passer à l’ajustement ».

Vous pouvez alors :

• renommer un thème ou un sous-thème en cliquant sur son nom ;
• ajouter un sous-thème avec le bouton « Ajouter un sous-thème » ;
• déplacer des idées vers un autre thème ou sous-thème, par "drag and drop" ou en les sélectionnant (case à cocher) puis en choisissant la destination.

Les idées elles-mêmes ne peuvent pas être renommées : elles restent les mots des participants.

Déplacer une idée

Renommer ou ajouter un sous-thème

Une fois vos ajustements faits, cliquez sur « Valider l’ajustement ». Vous pouvez alors inviter l’équipe à l’ajustement collectif, en fixant une date et une heure de début, ou le démarrer immédiatement.

Temps 2 : l’équipe valide les regroupements[C3] 

Le bandeau « Ajustement Équipe – Clustering » signale cette étape. Les participants découvrent la boussole et analysent les regroupements, puis participent aux ajustements. La plateforme le rappelle, l’analyse de l’IA est précieuse mais non infaillible, et leur regard compte pour vérifier la pertinence des regroupements. Les statistiques indiquent le nombre d’idées déplacées.

Vue participant – ajustement en équipe

Quand l’équipe est d’accord, cliquez sur « Valider l’ajustement », puis sur « Passer à l’étape suivante ». Programmez la priorisation ou démarrez-la immédiatement : nous recommandons d’enchaîner dans la même séance.

Terminer l’ajustement des thèmes

Attention – Une fois l’ajustement terminé, vous ne pourrez plus revenir en arrière. Les thèmes et sous-thèmes sans idées sont automatiquement supprimés.

Étape 4 – Choisissez vos priorités

Ce que vous voyez (vue manager)

Le bloc « Étapes à suivre » vous guide en 4 points :

• Repérez les idées clés : cliquez sur « Voir la boussole » et observez le positionnement de chaque thème et sous-thème.
• Encouragez le choix des idées clés : suivez en direct les choix des participants. Assurez-vous que chacun s’engage sur une ou plusieurs idées qui lui tiennent à cœur.
• Veillez à une répartition équilibrée : évitez que tout le monde choisisse les mêmes sous-thèmes. Les idées clés doivent être bien portées, idéalement par des participants différents.
• Clôturez l’étape : elle se clôture automatiquement lorsque tous les participants ont validé leur sélection. Vous pouvez aussi cliquer sur « Terminer ».

Les statistiques indiquent le nombre de participants ayant validé. Le bouton « Relancer les participants inactifs » leur envoie un rappel. Vous pouvez filtrer l’affichage : tous les sous-thèmes, les sous-thèmes priorisés ou les non priorisés.

Vue manager – Choisissez vos priorités

Ce que voient les participants

Chaque participant coche la case à côté des sous-thèmes qu’il juge prioritaires. Un compteur « Vos priorités » indique combien il en a retenu, et chacun voit en direct les choix des autres. Pour finir, il clique sur « J’ai terminé » et confirme sa sélection.

Vue participant – Choisissez vos priorités

Confirmation de la priorisation

Clôturer la priorisation

Lorsque vous clôturez, la plateforme récapitule où en est la priorisation :

• le nombre de personnes qui n’ont pas terminé ;
• le pourcentage de sous-thèmes priorisés ;
• la liste des sous-thèmes qui ne seront pas portés.

Vérifiez ce récapitulatif avec l’équipe avant de cliquer sur « Passer à l’étape suivante ».

Récapitulatif avant la clôture de la priorisation

Étape 5 – Vos axes prioritaires

La feuille de route de l’équipe est définie. La vue manager vous permet de :

• visualiser les priorités de l’équipe et encourager les participants à en prendre connaissance ;
• suivre les statistiques : nombre de thèmes, de sous-thèmes et d’idées priorisés, nombre moyen de sous-thèmes par participant ;
• exporter les résultats avec le bouton « Exporter », pour les partager avec votre hiérarchie ou d’autres managers et les embarquer dans la démarche. L’export détaille les idées par thème et sous-thème.

Vue manager – Vos axes prioritaires

Ce qui est attendu de vous – Préparez le passage à l’action avec l’équipe :

expliquez l’importance de la prise en main des actions et de leur suivi dans le temps ;

repérez déjà les volontaires susceptibles de porter les sous-thèmes les plus prioritaires.

Si vous êtes facilitateur, embarquez le manager de l’équipe : sa présence est essentielle pour la suite.

Pour lancer la phase suivante, cliquez sur « Passer à l’action ». Programmez l’étape « Proposez vos actions », avec ses dates de début et de fin, ou démarrez-la immédiatement. Cette phase peut se dérouler sur une période flexible, d’une heure à plusieurs jours. Nous recommandons un temps synchrone pour définir les actions et leurs porteurs : 1 h pour 15 personnes, 1 h 30 pour 50 personnes.

Programmer la phase « Passez à l’action »

Côté participants : ils voient les mêmes axes prioritaires, mais n’ont accès ni à l’export, ni au lancement de la phase suivante.

Pour la suite, consultez la page « Je suis manager : Passez à l’action ».

Les conseils à partager avec vos participants

• Une idée par contribution, formulée de façon claire et concise.
• Décrivez bien votre idée pour qu’elle soit comprise par tous.
• Exprimez-vous librement : les contributions sont anonymes.
• Utilisez un langage respectueux.
• Relisez-vous avant d’ajouter votre idée.

[C3]À valider : l'ajustement en équipe (temps 2) est-il obligatoire ou peut-on passer directement à la priorisation après le temps 1 ? Que peuvent faire exactement les participants à ce moment (déplacer des idées, renommer) ?